Productivité

3 raisons pour lesquelles vous devez vous procurer un outil de gestion de projet immédiatement

Vous retrouvez-vous souvent dans tous les sens dans l'accomplissement de vos tâches ? Un outil de gestion de projet peut vous aider à organiser et à mener à bien vos projets.

27 avril 2020
Par
Angélique Parungao

Avec le nombre croissant d'équipes travaillant à distance à partir d'une installation dispersée, le besoin d'une structure pour la réalisation des projets est aujourd'hui plus critique que jamais. En fait, même lorsque vous travaillez seul, des outils de gestion de projet (PM) sont nécessaires pour vous assurer que vous respectez vos tâches et vos délais. Cependant, selon une enquête menée par la société de formation en gestion de projet Wellingtone, seulement 22 % des organisations utilisent actuellement un logiciel de gestion de projet. C'est pourquoi 50 % des personnes interrogées ont déclaré passer une ou plusieurs de leurs journées de travail uniquement à collationner des rapports manuellement. C'est beaucoup de temps consacré par les employés qui pourrait être consacré à des choses plus importantes.

Si vous ou votre organisation n'avez pas réalisé l'importance de disposer d'un outil de gestion de projet dans votre vie, voici trois raisons pour lesquelles vous devriez commencer à reconsidérer la question.

Raison n° 1 : Maintenir la visibilité et la responsabilité

Dans le monde du travail moderne et rapide, les projets sont en constante évolution et il est difficile de savoir qui fait quoi. Surtout lorsqu'on travaille en équipe, un outil de gestion de projet peut aider à s'assurer que chacun a les yeux sur les mises à jour et l'avancement des tâches. Il permet également de responsabiliser chaque membre de l'équipe par rapport à ce qu'il doit faire, car les outils de gestion de projet regroupent toutes les responsabilités et les échéances sur une seule plateforme. Le fait de disposer d'une solution qui rassemble toutes les tâches de votre équipe en un seul endroit peut certainement améliorer votre collaboration, en vous assurant que chacun s'occupe des performances et de la contribution de chacun pour que votre équipe puisse accomplir le projet. Les outils de gestion de projet peuvent fournir un état en temps réel, ce qui vous permet de savoir ce qui ralentit l'équipe ou même accélère les choses. 

Raison n° 2 : rendre la vie professionnelle moins stressante

Un outil de gestion de projet permet également de rationaliser les tâches et de s'assurer que vous vous concentrez uniquement sur ce qui est important. Avec des outils tels que la délégation de tâches, il est facile de voir qui est responsable d'une responsabilité spécifique, ce qui évite de donner plus de travail, de sorte que chacun puisse bien consacrer son temps. En outre, les outils de gestion de projet peuvent également automatiser les tâches manuelles, ce qui vous permet, à vous ou à vos collègues, d'éviter les travaux répétitifs et manuels. Les outils de gestion de projet peuvent faire fonctionner les équipes de manière transparente, car les tâches de chacun sont correctement déléguées en fonction de la capacité de l'équipe, ce qui permet d'optimiser les ressources si vous devez affecter plus ou moins de personnes à une tâche spécifique. Cette solution peut contribuer à réduire le stress et l'épuisement professionnel au sein de l'équipe, puisque chaque personne a la même charge de travail. 

Raison n° 3 : bien gérer son temps

En particulier lorsque vous travaillez avec un emploi du temps serré, les outils de gestion de projet sont d'excellentes solutions pour vous aider à planifier correctement vos tâches afin que vous puissiez consacrer plus de temps aux choses sur lesquelles vous devez vous concentrer. Le fait de joindre des dates d'échéance, avec une notification lorsque vous êtes proche de votre échéance, peut vous aider à planifier la manière dont vous voulez aborder votre tâche. Cela vous donne également un aperçu de la faisabilité de la réalisation du projet par rapport au calendrier que vous vous êtes fixé. En outre, si vous travaillez avec plusieurs personnes ou équipes, le fait de disposer d'un outil de suivi du temps de travail peut vous aider à tenir compte du temps de chacun, de sorte que vous ne chevauchez pas les calendriers lorsque vous attribuez les tâches. 

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